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ニュースレターを書き始める前に知っておきたい、上手な文章を作成するための5つのポイント

ニュースレターを書き始める前に知っておきたい、上手な文章を作成するための5つのポイント

株式会社Mind Oneの菅間です。

突然ですが、文章を上手く書くためにはいくつかポイントがあることをご存知ですか?
それさえ押さえておけば、誰でも分かりやすい文章を書くことができます。
言い換えれば、それを抑えていない人が「文章が苦手」「下手」ということもできます。

ここでは、上手な文章をつくるためのポイントを「5つ」に絞ってお伝えします。

 

「できるだけ短く」と「あまり長すぎない」文章を交互に書く

文章は、短めの文と長め(といっても長すぎない)文を繰り返すようにしましょう。
イメージしていただければと思いますが、長文ばっかりだと読んでいて疲れます。
では、短文なら連続してもOKかというと、実はそうとも言えません。
短文が続くと、文全体が細切れになってしまい、味気ないものになってしまいます。
文章で見ると、箇条書きが続く感じです。
会話に例えると、「○○です」「○○です」みたいに
シンプルな答えしか返ってこない、といえばイメージつきますかね(笑)。

つまり、強弱ではないですが、短文と長文を繰り返すことにより、
リズムが出てきて読みやすくなる、ということです!

文章は取捨選択!書きすぎに注意しよう!

一生懸命、原稿にいろいろな情報を盛り込んでくる人がいますが、
それはいろいろ詰め込み過ぎで逆効果です。

上手い文章をつくるためのもう一つのポイントは、「取捨選択」です。
文章における取捨選択、それは、書く内容を決めるために、書かないことをどんどん捨てていくことです。

言いたいこと盛りだくさんで、伝えたいことが伝わらなくなります。
ですので、情報は極力、そぎ落としましょう。
詰め込み過ぎは、悪です。
文章を料理に例えると、
書きすぎは、例えるならいろいろ皿に盛りすぎ、
もしくは洋食も和食も中華もフレンチも、って感じです。
いろいろあるけど、いろいろありすぎて、何がメインなのか、何が美味しかったか、
いろいろ美味しかったけど、一番は何?
と言われると、分からない、という状態です。
そうではなく、和食なら和食と決め、おかずも多すぎない。
これがポイントです。

「伝わりやすさ」を意識しよう

文章の上手い下手は、表現の面白さというよりも、ズバリ「伝わりやすさ」です。
具体的にどういうことかというと、
文章が上手い人は、「一つひとつの文が短くシンプル」ですが
下手な人は「だらだらと長くポイントが分かりにくい」
といえます。
例えば、自己紹介を文にするとします。
「名前」「生年月日」「年齢」「出身地」「居住地」「趣味」を伝えるとして、
下手な人は、上記を一文で伝えようとします。
「私は○○という名前で何年何月生まれの●歳で、出身は◆◆で今は△△に住んでいて趣味は××です」
というかんじですね。
一方、上手い人は
「私の名前は○○です」
「何年何月生まれの●歳」
「出身は◆◆で今は△△に住んでいます」
「趣味は××です」
と、いくつかの文章に分けて伝えます。
どちらがより伝わりやすいかは明らかですね。
なぜかというと、一つの文に多くのことを盛り込むと、伝わりにくくなるからです。
「一文に、盛り込むことは基本的に一つ」
これを「一文一意」
と言います。
例えば、
私の名前は○○です。
何年生まれの●歳です。(年は●歳です)
趣味は○○です。
ということですね。
言いたいことは一文に一つです。
それを一文に多くのことを盛り込むと、
「私の名前は○○で、何年生まれの●歳で趣味は○○です」
となってしまい、
最も言いたいことが、名前なのか歳なのか趣味なのか、
不明瞭になり、相手の頭に残ることも分かれてしまいます。
つまり、英語にするとしたら
This is ―――
My name is ―――
のように、極力シンプルであること。
これがポイントです

「専門用語」はできるだけ使わない

これも「伝わりやすさ」と関連したことですが、
専門用語を使う場合は注意が必要です。
ビジネスシーンでは要注意です。
とくに、士業・コンサルタントの方は専門領域があると思いますので注意してください。

さて、個人的には専門用語は、“悪”だと感じています。
ちょっと言い過ぎましたが、基本的に使うことを、私は「良し」としていません。
なぜなら、
専門用語は、理解できる人には良いですが、それ以外の人には全く優しくないからです。
よく、専門用語を多用する人がいますが、
その人って、相手の人が理解できると思って話しているんでしょうか?
社内ミーティングや学会などでは良いですが、そうでない場合、使わない方が良いです。
文章においてはもちろんです。

専門用語は、基本的に人にやさしくないです。
なぜなら、相手の理解度に合わせて話をしていないということになるので。

例えばみなさん、政治家などの所信表明演説の内容って理解できていますか?
あれって、小難しい言葉が多いし、聞いたこともない四字熟語が
出てくることが珍しくないですよね。
士業・コンサルタントの方は特に気を付けた方が良いかもしれません!
人は、初めて聞く言葉や耳慣れない言葉を理解することに頭を一生懸命使うので、
他にいくら良いことを言っていても、その記憶は薄まります。
同様に、ビジネス(マーケティング)用語なども使う際は注意が必要です!
相手に伝えたいのであれば、専門用語や、耳慣れない言葉を使うことは避けましょう。

見直し!見直し!見直し!

書いた文章は絶対に見直しましょう。
誰かに送るメールや、ブログに掲載するのであればなおさら。
見直すのは、誤字脱字のチェックだけではありません。
全体構成がおかしくないか、勢いだけで書いてしまっていないかなども確認しましょう。
私は仕事柄、原稿を作成する機会が多いのですが、
作成した原稿は基本的に「印刷して」チェックします。
PCの画面で確認するのと、いったん呼吸を置いて、紙でチェックするのでは印象が変わります。
落ち着いてチェックできるので、初めは見つからなかったおかしな個所を発見することもあります。
余談ですが、「夜中に書いたラブレターはすぐ出すな」と昔から言われます(笑)。
意味は「見直せ」と同じです。
「勢いで出さないで、朝起きて落ち着いて見直せ、そうじゃないと恥ずかしい思いをするよ」
ということです。追加で、「朝読み返したら恥ずかしすぎる内容を書いていることも」
という意味も含まれます。
いずれにしても、見直しは必須、ということですね。

まとめ

以上、上手な文章をつくるための5つのポイントを紹介しました。

言いたいことは、
書くことを決めて、いろいろ詰め込み過ぎず、一分一分はできるだけシンプルに。
専門用語など難しい言葉は使わず、そして最後に「見直し」です。

文章が苦手な人、イマイチうまく書けないなあ、と感じている方に参考になれば幸いです。

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