あなたがこれからニュースレターを発行し始めるとして、最も苦労するポイントはおそらく原稿作成です。なぜなら、原稿作成には手間がかかるからです。毎号、原稿を書くことはもちろん、コンテンツのネタ出しなど企画を練り、実際に制作を手掛けることは時間もかかりますし、慣れるまで月日が必要です。
そこで便利なのがテンプレートを導入することです。しかし、制作会社が用意するテンプレートを導入には注意する点があります。
ニュースレター作成で使われるテンプレートとは
テンプレートとは、制作会社が用意したほぼ固定されたデザインを用いてニュースレターを作成することで、制作にかかる労力をかなり軽減できる点から人気があります。
特徴としては、
・あいさつ文
・店舗（会社）情報
など、いくつかの個所に入力すればそれだけで完成することです。
他の個所の原稿は？というと、制作会社が時事ネタや仕事の格言などのコンテンツを用意します。
ニュースレターに掲載する記事の8割程度は制作会社が毎回用意し、残りの2割程度（あいさつ文、店舗・会社情報など）を自分たちで入力します。 また、金額が安いという点も魅力で、一カ月3,000円程度で契約できる制作会社もあります。
費用を安く済ます、手間もあまりかけたくない、というのであればテンプレートを使ったニュースレター作成は有力な選択肢となります。
ニュースレター発行でテンプレートを導入する際に注意したい「エリア制」
ただ、気を付けたいのは、その制作会社が「エリア制」を導入しているか、です。
「エリア制」とは、地区や学区、選挙区などでニュースレターの発送（ポスティング）範囲を区切ることでを言います。エリア制を導入している制作会社の多くは、「1エリア1業種」としています。
たとえば、歯医者、美容院、薬局、ヨガ教室など様々な業種がその制作会社と契約しているとします。
あるエリア（Aエリア）では、その制作会社と契約している（テンプレートを使用する）歯医者は一つだけ、美容院、薬局、ヨガ教室も同様に1店舗のみが契約し、Aエリアにニュースレターは発行されます。
別の歯医者がその制作会社の同じテンプレートを用いてそのエリアで発行したいと思っても、歯医者の“枠”は埋まってしまっていますから、別のエリアで発行せざるを得ません。
これがエリア制です。
では、エリア制を導入していない場合はどうなるか。
同じテンプレートでほぼ同内容、そしてあいさつ文や店舗名だけが違うニュースレターが複数、家庭や事務所に送られてくることになります。これでは送られてきた方は店舗名や医院名以外で見分けがつきません。間違って2枚送られてきたのかと思っても仕方ありません。
また、「ああ、同じ会社がつくっているのね」とすぐに見破られ、ガッカリされかねません。ですので、「エリア制」を導入しているかどうかは非常に重要なのです。
ニュースレターを発行する際の「エリア制」の落とし穴
また、業種が違ったとしても、同じエリア内に似た内容のニュースレターが発行されているかどうかは確認しておく必要があります。
制作会社は、業種ごとにコンテンツを用意していますので、歯医者であれば、歯の予防や食べ物、医療に関する記事、美容院であれば、ヘアースタイルやヘアケアなどの記事を掲載しているはずですが、気を付けたいのは「雑談」の部分です。
時事ネタや季節ネタが書かれることが多い「雑談」ですが、業種が違っているとはいえ、「雑談」の部分は同じということはあり得るのです。
実際、当社が保険代理店と会計事務所から受け取ったニュースレターでは、冒頭の季節ネタが全く同じでした。配信元は、保険代理店と会計事務所で、もちろん別会社です。
会社が違うのに、全く同じ内容が送られてくるということは、おそらくそのニュースレターを制作している会社が同じなのでしょう。怖いのは、そのような状態になっていることを制作会社しか知らないことです。発行を依頼している側のあなたは、同内容のニュースレターが出回っていることを知らないままです。
同じ内容のものが出回っているのであれば、お客様に伝わる内容も同じです。そうであれば、あなたの特徴を伝えることはできません。そうなってしまうと、ニュースレターを届ける目的である「役に立つ情報を届け信頼と親密度をアップさせる」ことも達成できません。
テンプレートを導入しているニュースレター制作会社を使うメリット・デメリット
テンプレートを使っているニュースレター制作会社に依頼する際にメリットはどこにあるのでしょうか。デメリットと合わせて紹介します
メリット1：コストが安い
まずあげられるのが、コストの安さです。テンプレートを導入しているニュースレター制作会社は、デザインを一度作ってしまえばあとは入要するのみなので、デザイン費がかかりません。
また、多くの記事を、複数の会社が発行するニュースレターで使うため、1つずつオリジナルの記事を制作しないぶん、原稿制作費も多く書ける必要がありません。自社の工数が多くかからないため、コスト還元ができると言えるでしょう。
メリット2：制作、発行のほとんどを制作会社が担うため手間がかからない
テンプレートを利用しているニュースレター制作会社の特徴は、ニュースレターの大部分を自社で製作する点にあります。
デザインはもちろん記事も制作会社がつくるため、クライアントの負担は多くありません。クライアント側の作業は、決まったコーナーの記事作成や情報提供くらいです。
また、エリア制を導入している制作会社であれば、依頼したエリアに発行していくれるので、できるだけ手間をかけずにニュースレターをはじめたいという会社であればメリットは大きいでしょう。
メリット3：エリア制のため競合他社とバッティングしない
エリア制を導入している制作会社であれば、その地域でクライアントと同業の会社のニュースレターを、同地域で配信することはありません。
たとえば、Aという歯医者さんのニュースレターをB地区で発行する場合、その会社では歯医者さんCのニュースレター制作を請け負っても、同じB地区で歯医者さんCのニュースレターが発行されることはありません。歯医者さんCのニュースレターはB地区以外のエリアで発行されるので、B地区では歯医者さんAが独占、ということになります。
デメリット1：ニュースレターのオリジナリティがあまりない
テンプレートを導入している制作会社のニュースレターは、どの業種でも同じような内容になりがちです。
税理士事務所が発行するニュースレターも、歯医者さんが出すニュースレターも同じ記事を使うことが多く、季節ネタなども、受け取った人から見たら「この記事、最近見たな？」となることもあります。
オリジナリティの記事を制作しない代わりに固定コストを実現しているわけですが、同じ記事が世に出ているという点を知っておく必要があります。
デメリット2：エリア制では想定のターゲットの手にわたっているかわからない
エリア制を導入している制作会社の場合、その地域をカバーしている反面、クライアントが期待しているようなターゲット（お客様）が実際どの程度、手にしているかはわかりません。せっかく発行しているニュースレターも、ターゲットと程遠い人たちの元にばかりわたってしまっては意味がありません。
エリア性の場合、その地域にまんべんなく発行されるものの、自社のターゲットとなる顧客にピンポイントで配信されるということではない点を知っておく必要があります。
まとめ：ニュースレター作成や発行の負担減にテンプレートは有効。ただしエリア制に注意！
テンプレートを導入するメリットは低コストである点や、負担減を実現できるなどたくさんありますが、「エリア制」の確認は必須です。もしも制作会社が「エリア制」を導入する不具合を認識せずに発行しているとしたら、
それが、あなたの知らないのうちに自社の評判を落としていることになりかねません。
どのエリアに配布されるかはもちろん、
どのようなテンプレートを手掛けているのかを教えてもらったり、
現在手掛けている様々な業種のテンプレートを見せてもらったりして、
「被り」が起きないように確認しましょう。
