士業・コンサルタントがニュースレターを書き始める前に知っておきたい、上手な文章を作成するための５つのポイント

みなさんは、文章を上手く書くためにはいくつかポイントがあることをご存知ですか？上手く書くためのポイントを知らないという方も多いでしょう。逆にいうと、上手く書くためのポイントを押さえておけば、誰でも分かりやすい文章を書くことができます。ここでは、上手な文章をつくるためのポイントを「5つ」に絞ってお伝えします。

上手な文章を作成するためのポイント1：「できるだけ短く」と「あまり長すぎない」文章を交互に書く

上手く書くためのポイントを知らないということは、言い換えれば、それを抑えていない人が「文章が苦手」「下手」ということもできます。上手な文章を作成するためのポイントの1つに、文章は「できるだけ短く」というのがあります。これはライターが原稿を書く上での鉄則ですが、知らない人もいます。士業・コンサルタントの方であれば、聞いたことがないというのも当然です。ということは、文章は「できるだけ短く」というポイントを1つ押さえるだけで、文章をうまく書くコツを1つ掴んだことになります。

もう少し話を進めると、文章は「できるだけ短く」という鉄則はあるものの、短文なら連続してもOKかというと、実はそうともいえません。なぜなら、短文が続くと文全体が細切れになってしまい、味気ないものになってしまうからです。文章で見ると、箇条書きが続く感じになり、それはそれで読みにくくなります。

会話に例えると、「○○です」「○○です」のように、シンプルではあるものの味気ない答えしか返ってこない、といえばイメージです（笑）。

では、どうすれば良いか？短めの文と長め（といっても長すぎない）文を繰り返すようにしましょう。
経験がある方も多いと思いますが、長文ばかりだと読んでいて疲れてしまいます。そして、言いたいことがボヤけます。つまり、強弱ではないですが、短文と長文を繰り返すことにより、リズムが出てきて読みやすくなる、ということです。

余談ですが、長めの文というのはどの程度なのか？というと、100文字以上になるような文です。できるだけ一文は80文字以内、できれば60文字以内に収めたいところです。100文字以上などになる場合は、ほぼ2つの文に分けられますので、意識しましょう。

上手な文章を作成するためのポイント2：文章は取捨選択！書きすぎに注意しよう！

ニュースレターをはじめ、さまざまな記事を読んでいると一生懸命、原稿にいろいろな情報を盛り込んでくる人がいます。たくさんのことを伝えたいために、多くの情報を詰め込むのだと思います。しかし、いろいろ詰め込み過ぎることは逆効果です。そしてこれは、文の一つひとつにも言えることです。

上手い文章をつくるための2つ目ののポイントは、「取捨選択」です。文章における取捨選択、それは、書く内容を決めるために、書かないと決めた内容をどんどん捨てていくことです。

言いたいこと盛りだくさんでも、詰め込みすぎると伝えたいことがしっかり伝わらなくなります。そのため、情報はできるだけそぎ落とし、シンプルに伝えるようにしましょう。詰め込み過ぎは、悪です。

文章を料理に例えると、書きすぎは、ワンプレートにいろいろな料理を盛りすぎているようなものです。洋食も和食も中華もフレンチも、と欲張りすぎている感じです。いろいろな料理が盛り付けてあるけど、いろいろありすぎて、何がメインなのか、何が美味しかったか、いろいろ美味しかったけど、一番は何？と言われると、分からない、という状態です。

それではいけません。和食なら和食と決め、おかずも多すぎない。これがポイントです。

上手な文章を作成するためのポイント3：「伝わりやすさ」を意識しよう

文章の上手い下手は、表現の面白さというよりも、ズバリ「伝わりやすさ」です。具体的にどういうことかというと、文章が上手い人は、「一つひとつの文が短くシンプル」ですが下手な人は「だらだらと長くポイントが分かりにくい」といえます。

例えば、自己紹介を文にするとします。
「名前」「生年月日」「年齢」「出身地」「居住地」「趣味」を伝えるとして、
下手な人は、上記を一文で伝えようとします。
「私は○○という名前で何年何月生まれの●歳で、出身は◆◆で今は△△に住んでいて趣味は××です」
というかんじです。
一方、上手い人は
「私の名前は○○です」
「何年何月生まれの●歳」
「出身は◆◆で今は△△に住んでいます」
「趣味は××です」
と、いくつかの文章に分けて伝えます。どちらがより伝わりやすいかは明らかですね。なぜかというと、一つの文に多くのことを盛り込むと、伝わりにくくなるからです。
「一文に、盛り込むことは基本的に一つ」
これを「一文一意」と言います。

繰り返しになりますが、
私の名前は○○です。
何年生まれの●歳です。（年は●歳です）
趣味は○○です。
ということです。

言いたいことは一文に一つです。それを一文に多くのことを盛り込むと、
「私の名前は○○で、何年生まれの●歳で趣味は○○です」
となってしまい、最も言いたいことが、名前なのか歳なのか趣味なのか、不明瞭になり、相手の頭に残ることも分かれてしまいます。

つまり、英語にするとしたら
This is ―――
My name is ―――
のように、極力シンプルであること。これがポイントです。

上手な文章を作成するためのポイント4：「専門用語」はできるだけ使わない

これも「伝わりやすさ」と関連したことですが、専門用語を使う場合は注意が必要です。特にビジネスシーンでは要注意です。士業・コンサルタントの方は専門領域があると思いますので、文章作成の際は注意してください。

さて、個人的には専門用語は、“悪”だと感じています。ちょっと言い過ぎましたが、基本的に使うことを「良し」としていません。なぜなら、専門用語は、理解できる人には良いですが、それ以外の人には全く優しくないからです。よく、専門用語を多用する人がいますが、その人は、相手の人が理解できている、自分の話についてきていると思って話しているのでしょうか？
情報が共有されている社内ミーティングや、専門分野がはっきりしている学会などでは良いかもしれませんが、そうでない場合、使わない方が良いでしょう。文章においてはもちろんです。

専門用語は、基本的に人にやさしくありません。なぜなら、相手の理解度に合わせて話をしていないということになるからです。

たとえば、政治家などの所信表明演説の内容などをイメージするとよいかもしれません。小難しい言葉が並び、聞いたこともない四字熟語が出てくることも珍しくありません。これを普段の私たちもやってしまっているかもしれない、ということです。専門領域がある士業・コンサルタントの方は特に気を付けた方が良いかもしれません。

人は、初めて聞く言葉や耳慣れない言葉を理解することに頭を一生懸命使います。他にいくら良いことを言っていても、その記憶は薄まります。同様に、ビジネス（マーケティング）用語なども使う際は注意が必要です。相手に伝えたいのであれば、専門用語や、耳慣れない言葉を使うことは避けましょう。

上手な文章を作成するためのポイント5：見直し！見直し！見直し！

書いた文章は絶対に見直しましょう。誰かに送るメールや、ブログに掲載するのであればなおさらです。「完成した！」と思ってすぐにメールを送信したり、ブログを公開したりするのはNGです。

そして、見直すのは誤字脱字のチェックだけではありません。全体の構成がおかしくないか、勢いだけで書いてしまっていないかなども確認しましょう。できれば、作成した原稿を「印刷して」チェックしましょう。PCの画面上で確認するのと、いったん呼吸を置いて、紙でチェックするのでは印象が変わります。落ち着いてチェックできるので、初めは見つからなかったおかしな個所を発見できることもあります。